艾融软件投标类管理办法

第一条 适用范围

本章适用于购买招标文件、采购文件的费用审批与支付。购买标书不等于决定投标，标书费不属于保证金。

第二条 客户白名单

购买标书和投标决策共用客户白名单，对象为招标客户，不是招标公司或收款账户。名单、机构范围及管理要求见附件一；购买标书费用按第三条审批。

第三条 费用权限

分中心权限内适用绿色通道。按实际购标费用确定权限，不得拆分同一笔费用规避审批。

第四条 支付方式

分中心根据招投标情况，自行选择对公支付或个人支付后报销。

对公支付的OA流程：

1. 分中心权限内： 销售部门发起 → 分中心负责人审批 → 出纳支付。
2. 超过分中心权限： 分中心发起 → 分中心负责人审批 → 销售本部审批 → 总裁办审批 → 出纳支付。

个人支付后报销，按第五条办理。

第五条 直接报销

个人支付标书费，凭对应招标公司开具的有效发票、个人支付凭证及项目资料直接报销，无需预算。审批权限按第三条执行；已报销费用不得再申请对公付款或报销。

第六条 分中心核实与归档

1. 经办人提交资料：提供项目、客户、金额、支付方式、白名单依据及付款资料，注明付款截止日期。
2. 分中心核实资料：核实白名单、资料完整性及收款信息；发现问题，先核实补正。
3. 审批后付款或报销：审批通过且分中心核实无误后，对公支付按第四条办理，个人已支付的按第五条直接报销。
4. 归档及核算：销售经办人取得标书和票据，出纳留存回单，财务部核算，相关记录按项目归档。

第七条 白名单免决策

符合以下任一情形的，免于投标决策，默认参与投标：

1. 客户及所属机构在有效客户白名单内，且标的为名单核准的开发、测试、运维等通用人力框架。
2. 标的涉及有效产品白名单内的公司自研产品，且在核准标的范围内（见附件二），不受客户白名单或通用人力框架条件限制。

客户白名单和产品白名单须在笨鸟系统公开、及时更新并方便查询，列明适用客户、机构范围、核准标的类型或产品及对应标的范围，以及有效期和版本。

销售经办人留存匹配依据，不另设决策节点。不得仅凭项目包含开发、测试或运维工作认定为通用人力框架。

第八条 其他项目决策

不符合第七条的，由分中心发起，分中心负责人、销售本部、总裁办共同参与决策，确定是否投标，记录结论及理由。综合考虑资格、资源、商务收益、履约、保证金风险和时间要求，必要时征求交付、财务等部门意见。

第九条 环节衔接

需先购标书获取资料的，按第一章办理，再按第二章确定是否投标。保证金按第三章办理，各环节以同一项目编号关联，不得重复申请或支付。

第十条 适用范围与审批原则

本章适用于投标时支付、按规定应退还的资金类保证金。额度内（含额度）由分中心负责人审批，超额度报总裁办审批。

第十一条 审批额度与包件口径

各分中心额度见附件三，新增分中心直接更新附表。

按单个招标包件金额确定权限，不按客户累计，也不合并不同包件。 不得拆分同一包件规避审批。

第十二条 额度调整

总裁办可动态调整各分中心额度，并通知各分中心。

第十三条 申请与支付

申请提交招标项目编号、包件编号或名称、所属分中心、付款主体、应付金额、招标或合同依据、适用额度、收款信息、最晚付款日期及退还条件，列明分中心负责人、分中心销售负责人和经办销售。

1. 审批额度内： 经办人发起 → 分中心负责人审批 → 出纳支付。
2. 超过审批额度： 经办人发起 → 分中心负责人审核 → 总裁办审批 → 出纳支付。

财务部付款前核验额度、金额、审批手续及收款账户；手续不全的说明退回原因，不得先付后批。出纳付款后上传回单。客户白名单和产品白名单不改变保证金审批权限。

出纳付款前按招标项目编号核查重复支付。 同编号有付款记录或在途申请的，核对包件、收款方、金额及支付凭证，确认不是同一包件同一笔保证金的重复支付并留存记录后方可付款；未确认不得支付。

回款期限统一为实际支付日起4个自然月，到期日取4个月后的对应日；无对应日的，取该月最后一日。

付款后，OA设置“销售负责人确认保证金回款”和“财务部确认保证金回款”两个节点，分别由分中心销售负责人、财务部办理；付款不等于回款。

第十四条 回款责任

财务部的第二责任不减免分中心负责人的第一责任；业务确认不替代财务到账确认。

第十五条 回款跟进与确认

到期未回款的，自到期日次日起按逾期管理。

退还条件满足后，负责销售及时申请退款。财务部至少每月全量核对一次，向分中心反馈未回及逾期情况；分中心持续催收，重大异常及时报总裁办。

OA回款确认：负责销售跟进并提交信息 → 销售负责人确认保证金回款 → 财务部确认保证金回款（依据银行流水核实到账） → 通知对应分中心及负责销售，更新台账。

付款、回款状态分开记录。部分回款仅冲减实际确认金额，余额继续催收。应收本金全额收回且两个OA回款确认节点均完成后，方可正常办结。 损失处置、坏账核销单列异常状态，不得标为“已回款”。

第十六条 逾期计息与追讨

投标保证金逾期利息由总裁办和财务部主导计算，并向相关部门追讨。

第十七条 投标保证金坏账

发生坏账的，由所在分中心负责人和分中心销售负责人承担相应责任。责任及经济承担按履职、过错、因果关系和责任期间认定，不得仅凭职务要求个人全额赔偿；分担比例及执行方式须经批准。不得依据本送审稿直接执行个人扣款。

第十八条 归档与施行

财务部按招标项目编号及包件建账，记录审批、重复支付核验、付款日期、回款期限、回款及OA确认、未回本金、逾期和处置情况；分中心留存业务及催收资料，人员变更时交接。

本办法由总裁办会同销售本部、财务部按职责解释，经公司有权机构批准发布后施行，并明确与现行制度及存量事项的衔接。未经批准的坏账责任比例或个人承担方式不得执行。第四章另行制定、审议。